Vielen von uns kommt die Organisation eines Arbeitsprozesses wie eine monotone Aufgabe vor, die eher lästig ist. Manchmal erscheint sie sogar sinnlos und zeitraubend, während man sich doch der „richtigen“ Arbeit widmen könnte. Es kommt einem so vor, als ob man auch ohne die unnötigen Formalitäten, die Bürokratie und den ganzen Papierkram zurechtkommen würde. Während der ersten Schritte, mit denen sich ein kleines Unternehmen seinen Weg nach oben gerade erst bahnt, ist das tatsächlich so. Die Notwendigkeit der Planung und der Formalisierung der Geschäftsabläufe ist am Anfang noch nicht so offensichtlich, macht sich aber mit der Zeit immer mehr bemerkbar.

zahnräderHeutzutage hängt die Leistungsfähigkeit eines jeden Unternehmens davon ab, wie schnell es Informationen intern und extern austauschen kann. Besonders deutlich wird dieses Problem in so dynamischen Märkten, wie etwa in der IT-Branche oder in der Werbung. Früher oder später stoßen alle Unternehmen, die ihr Geld in diesen Branchen verdienen auf das Problem, eine interne Informationsplattform und eine technische Infrastruktur aufbauen zu müssen. Im Verlauf unserer Entwicklung sind auch wir mit dieser überaus komplexen Aufgabe konfrontiert worden.

In Zeiten des rasanten Datenflusses ist die Organisation riesiger Mengen unterschiedlicher Daten ohne den Einsatz aktiver Software schlicht undenkbar. Die sich verändernden Bedingungen, die starke Konkurrenz und das Wachstum des Unternehmens haben uns gezwungen, die Organisation unserer Arbeit zu überdenken und eine Automatisierung der Geschäftsabläufe zu implementieren.

Uns sind Informations- und Kommunikationstechnologien sehr wichtig, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Die Informationssteuerung ist in einem Unternehmen wiederum eine der grundlegenden Komponenten in der Organisation der Geschäftsabläufe.controlpanel

In erster Linie haben wir die Interaktionen zwischen den Unterabteilungen des Unternehmens komplett geklärt. Als Instrument zur besseren Arbeitsorganisation und Durchführungskontrolle haben wir das kommerzielle System IntraService ausgewählt. In diesem System können unsere Mitarbeiter Anfragen zur Ausführung von Arbeiten an die anderen Abteilungen versenden, verantwortliche Personen dafür bestimmen, Fristen zur Umsetzung konkreter Aufgaben setzen und deren Status verändern. Ein weiteres nützliches Arbeitsinstrument ist das Verwaltungs-Interface von Taunigma. Hier verwaltet unser Fachpersonal die Aufträge zu Franchise – Käufen, kontrolliert den jeweils aktuellen Stand im Verlauf der Zahlungsterminal- bzw. Werbedisplay-Aufstellung, hier arbeiten unsere Mitarbeiter mit Berichten und Anträgen zur Überweisungen von Geld aus dem System.

Eine weitere wichtige Aufgabe für unser Unternehmen war die Optimierung von Prozessen, mit denen Probleme in der Interaktion mit Partnern und Kunden behoben wurden. Dank neuer Technologien und moderner online-Interaktionsmittel kann unser Kundendienst auf weitreichende Möglichkeiten bei der Bearbeitung von Anfragen der Eigentümer von Taunigma-Kiosks und Taunigma-Displays zurückgreifen. Die Verwendung des Ticketing- und Anfragenverteilungs-Systems Zendesk garantiert eine zeitnahe Bearbeitung der Anfragen und sichert die Ausführungskontrolle ab.

Auf diese Weise, mit den Systemen IntraService, Zendesk und dem Verwaltungs-Interface von Taunigma, konnten wir die Geschwindigkeit unserer internen Businessprozesse beschleunigen und die Arbeit unseres Fachpersonals optimieren, um einen besseren Service bei der Kommunikation mit unseren Partnern gewährleisten zu können.consultant in a car

Die wichtigste Hardwarekomponente des NT.Payments-Bezahlsystems sind die Zahlungsterminals, deshalb widmet unser Unternehmen dem Aufstellungsprozess und der anschließenden Funktionskontrolle viel Aufmerksamkeit. Mitarbeiter mehrerer Abteilungen sind an diesen Prozessen beteiligt und so verwenden wir auch hier für die Verbesserung der Qualität und der Geschwindigkeit bei der Ausführung von Aufgaben zusätzliche Software: Hier kommen IntraService und das Verwaltungs-Interface von NT.Payments zum Einsatz.

Das Aufstellen neuer Zahlungsterminals ist ein sehr wichtiger und verantwortungsvoller Schritt; aus diesem Grund ist der komplette Prozess, angefangen mit dem Empfang des Auftrags und bis zur Inbetriebnahme, sorgfältig durchdacht und standardisiert.

Dabei kümmern wir uns auch nach der Inbetriebnahme der Terminals aktiv um die Prüfung ihrer Funktionen. In dem Berichtsserver erhalten unsere Experten regelmäßig Informationen über die Funktion der aufgestellten Terminals, prüfen ihre Funktionsfähigkeit und analysieren die Erträge. Mit den Daten aus den Berichten können wir kurzfristig nichtfunktionierende und ertragsschwache Terminals ausfindig machen und Maßnahmen treffen, die Fehler zu beheben, oder die Geräte an bessere Standorte zu verlegen. Die mobile App Agent hilft unserem technischen Fachpersonal, Routen zwischen den jeweiligen Aufstellungsorten für die Durchführung von Reparaturen und für die Durchführung des Inkassos zu planen.reports

In jeder Abteilung gibt es bestätigte und klar festgelegte Arbeitsabläufe mit der konkreten Benennung der verantwortlichen Mitarbeiter, der Gültigkeitsdauer, Fristen, etc. So sind z. B. die wesentlichen Arbeitsprozesse der Vertriebsabteilung die Auf- und Umstellung von Zahlungsterminals und auch die Zusammenarbeit mit den Serviceanbietern; die Finanzabteilung führt Abrechnungen mit den Vermietern durch; in der technischen Abteilung befasst man sich mit dem Anschluss von Terminals, dem Inkasso und der Wartung; und in der Entwicklungsabteilung schließt man neue Services an, entwickelt und optimiert Software, stellt den Zugang zum Terminal bereit und führt, falls notwendig, seine Notblockierung durch.chat with clients

Vor kurzem ist ein neuer Geschäftsablauf für die Kundenbetreuung dazugekommen, mit dem man Nutzeranfragen zu NT.Payments-Terminals mithilfe des WhatsAPP-Nachrichtendiensts annehmen kann.

Dadurch, dass es diese Businessprozesse gibt, kennt jeder Mitarbeiter seine Rolle und weiß immer, was er zu tun hat.

Besonders sollten die Prozesse erwähnt werden, die unsere eigenen Mitarbeiter betreffen: Anstellung, Kündigung, Urlaubs- und Schulungspläne oder der Wechsel in andere Abteilungen.

Unser Unternehmen geht sehr verantwortungsvoll mit der Einstellung neuer Mitarbeiter um. Grund ist, dass die Auswahl des Personals ein Schlüsselfaktor unseres Erfolgs ist. Die Personalplanung, die sorgfältige Wahl und allseitige Bewertung der Kandidaten bestimmen in wesentlichem Maße die Qualität und den reibungslosen Arbeitsablauf in unserem Team. Die Mitarbeiter unseres Unternehmens steigern ihre Qualifikation fortwährend im Verlauf ihrer Arbeit, bilden sich aber auch in den Schulungen der einzelnen Abteilungen weiter. Anschließend wird geprüft, wie gut die Fachkenntnisse und das Wissen verankert sind und dabei ihr hohes Niveau immer wieder aufs Neue bestätigt. Unter Anderem strebt unser Unternehmen danach, komfortable Arbeitsbedingungen und ein günstiges Klima für die Ausschöpfung des Potentials eines jeden Mitarbeiters bereitzustellen.

Wir haben Ihnen nun Prozesse in unserem Unternehmen vorgestellt und nur einige der Instrumente, die wir zur Bewerkstelligung unserer Aufgaben verwenden, erwähnt.

Die Arbeitsprozess-Organisation in einem Unternehmen ist eine mühsame Arbeit, die nicht immer leicht fällt. Wir arbeiten aber Tag für Tag daran, dass wir immer besser werden und unser Einsatz zeigt die ersten Früchte! Wenn man bedenkt, wie wir früher da standen und auf welchem Stand unsere Konkurrenten heute sind, so lässt sich voller Stolz sagen, dass die Effektivität unserer Businessprozesse heute deutlich spürbar ist.

Mit freundlichem Gruß,
Das Team von Taunigma & NT.Payments & InDoor.TV